Salam sukses. Pada posting kali ini saya ingin membagikan posting sebuah aplikasi berbasis excel yang bisa dipergunakan untuk memanajemen uang tabungan peserta didik. Aplikasi ini bernama aplikasi excel tabungan peserta didik. Dengan aplikasi ini, user yang berperan sebagai petugas bendahara tabungan, tentu bisa lebih profesional dalam memanajemen uang tabungan peserta didik yang ada di sekolah ataupun lembaga pendidikan. Sebagai bendahara tabungan peserta didik, penggunaan aplikasi excel tabungan peserta didik untuk mencatat dan mengelola tabungan sangat penting karena beberapa alasan berikut:
- Pencatatan yang Rapi dan Terorganisir. Aplikasi excel tabungan peserta didik memungkinkan bendahara untuk mencatat setiap transaksi tabungan dengan rapi, mulai dari setoran, penarikan, hingga saldo akhir. Dengan format yang terstruktur, data dapat diatur dengan mudah berdasarkan tanggal, jenis transaksi, dan peserta didik yang bersangkutan.
- Kemudahan dalam Mengetahui Saldo. Dengan Aplikasi excel tabungan peserta didik otomatis, bendahara tidak perlu lagi menghitung saldo secara manual. Karena aplikasi ini dapat menghitung setoran, penarikan, dan saldo akhir secara otomatis, mengurangi risiko kesalahan manusia dan memastikan bahwa data yang tercatat selalu akurat.
- Pemantauan Transaksi Secara Real-Time. Dengan aplikasi excel tabungan peserta didik, setiap transaksi yang terjadi dapat langsung diperbarui dan dipantau secara real-time. Ini membantu bendahara untuk memantau perkembangan tabungan setiap peserta didik, sehingga tidak ada kesalahan dalam pencatatan dan tabungan dapat selalu terkontrol dengan baik.
- Laporan Keuangan yang Mudah Dibuat. Aplikasi excel tabungan peserta didik memudahkan bendahara dalam membuat laporan keuangan, seperti laporan saldo tabungan per peserta didik atau total tabungan dalam periode tertentu. Laporan tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan sekolah, baik untuk laporan bulanan, atau tahunan.
- Mudah Dibagikan dan Dipresentasikan. Aplikasi excel tabungan peserta didik memungkinkan bendahara untuk membagikan data tabungan kepada pihak-pihak yang membutuhkan, seperti kepala sekolah, komite sekolah, atau orang tua. Laporan yang sudah disusun dapat dengan mudah dikirim melalui email atau dicetak untuk keperluan presentasi.
- Efisiensi Waktu dan Tenaga. Dengan aplikasi excel tabungan peserta didik, bendahara tidak perlu lagi melakukan perhitungan manual yang memakan waktu, sehingga dapat lebih fokus pada tugas lainnya.
Secara keseluruhan, aplikasi excel tabungan peserta didik memberikan banyak kemudahan bagi bendahara dalam mengelola tabungan peserta didik. Dengan memanfaatkan alat ini secara optimal, pengelolaan keuangan tabungan dapat dilakukan secara lebih efisien, akurat, dan transparan. Nah untuk menggunakan aplikasi ini, saat klik file aplikasi excel tabungan peserta didik, yang pertama ditampilkan adalah login form seperti berikut ini :
Setelah user melakukan login dengan username dan password maka aplikasi akan masuk ke dalam menu utama atau form data profil lembaga pendidikan seperti berikut ini :
Silahkan perhatikan form profil di atas. Pada form profil terdapat periode awal. Periode awal ini adalah pilihan periode tabungan. Terdapat 2 pilihan yaitu Januari dan Juli. Jika user memilih Januari, maka periode tabungan adalah periode Januari sd Desember. Jika user memilih Juli, maka periode tabungan adalah periode Juli tahun x sd Juni tahun y.
Untuk tanggal laporan adalah tanggal laporan tabungan yang ingin user tentukan. Untuk tanggal ini bersifat bebas. Selain tanggal ada juga periode laporan buku rekening tabungan. Artinya, jika user menentukan periode laporan buku rekening tabungannya adalah bulan April, maka aplikasi hanya akan menyajikan laporan buku rekening tabungan bulan April saja dari mulai saldo sebelumnya yaitu saldo akhir bulan Maret, transaksi tabungan berjalan di bulan April, hingga saldo akhir tabungan di bulan April.
Sebelum user memulai menggunakan aplikasi excel tabungan peserta didik ini, user perlu melakukan setting aplikasi terlebih dahulu. Artinya, user perlu menyesuaikan aplikasi sesuai dengan kondisi organisasinya. Untuk melakukan setting aplikasi, klik menu setting dan akan muncul daftar menu setting seperti berikut ini :
Klik menu akun untuk melihat menu akun dan akan muncul form akun seperti berikut ini :
Pada form akun, sudah disetting akun penarikan dan akun biaya admin. Nama akun bisa diubah dengan nama akun yang kira-kira memiliki fungsi yang sama. Setelah setting nama akun, selanjutnya adalah setting nama unit/kelas. Klik menu unit/kelas dan akan masuk ke dalam form input nama unit/kelas seperti berikut ini :
Untuk menginput nama unit/kelas, inputlah di bagian cell yang berwarna putih saja. Nanti kolom nomor dan kode akan muncul secara otomatis. Setelah menginput setting akun dan setting nama unit/kelas, langkah selanjutnya adalah menginput nama peserta didik melalui menu data penabung yang ada di menu utama. Klik menu data penabung dan akan masuk ke dalam form input data penabung seperti berikut ini :
Form input data peserta didik ini dirancang untuk memudahkan bendahara dalam mencatat data peserta didik yang akan menabung, dengan kolom-kolom yang terstruktur dan dilengkapi dengan fitur validasi untuk memastikan data yang dimasukkan sesuai dengan ketentuan. Berikut adalah penjelasan mengenai setiap kolom dalam form tersebut:
- Kolom ID Peserta Didik. Kolom ini digunakan untuk memasukkan ID unik yang akan mengidentifikasi setiap peserta didik. ID peserta didik ini sangat penting untuk membedakan setiap individu dalam sistem, memudahkan pencarian data, dan menghindari duplikasi. Biasanya, ID berupa angka atau kombinasi huruf dan angka yang diberikan secara sistematis.
- Kolom Nama Peserta Didik. Kolom ini untuk memasukkan nama lengkap peserta didik. Nama digunakan untuk memastikan identitas peserta didik yang menabung. Nama akan terhubung langsung dengan nomor tabungan yang akan dihasilkan secara otomatis setelah input nama.
- Kolom Jenis Kelamin. Kolom ini menyediakan pilihan data validasi berupa pilihan "L" (Laki-laki) dan "P" (Perempuan). Kolom ini memungkinkan bendahara untuk memilih jenis kelamin peserta didik dari pilihan yang sudah tersedia, sehingga data yang dimasukkan konsisten dan tidak terjadi kesalahan penulisan.
- Kolom Unit/Kelas. Kolom ini menyediakan pilihan kelas atau unit yang bersumber dari daftar kelas yang sudah disetting sebelumnya dalam form setting nama unit/kelas. Dengan fitur data validasi, bendahara tidak perlu mengetikkan nama kelas secara manual. Pilihan kelas yang sudah ada akan memudahkan pencatatan dan mencegah kesalahan ketik atau penulisan nama kelas.
- Kolom Periode Tabungan Setahun. Kolom ini berisi pilihan periode tahun yang juga sudah disetting di dalam aplikasi. Melalui data validasi ini, bendahara dapat memilih periode tabungan untuk setiap peserta didik, memudahkan pencatatan dan memastikan konsistensi periode tabungan yang digunakan oleh setiap peserta didik.
- Kolom Tanggal Awal Menabung. Kolom ini digunakan untuk memasukkan tanggal mulai peserta didik membuka tabungan. Tanggal ini penting untuk memantau kapan peserta didik mulai menabung dan untuk menghitung periode atau jangka waktu tabungan mereka.
- Kolom Kontak. Kolom ini untuk memasukkan informasi kontak peserta didik, seperti nomor telepon. Kolom ini memudahkan bendahara untuk menghubungi peserta didik jika diperlukan, baik untuk pemberitahuan mengenai saldo tabungan atau informasi penting lainnya.
- Kolom Status. Kolom ini berisi pilihan data validasi yang dapat dipilih antara "Aktif" dan "Non Aktif". Jika status peserta didik aktif, kolom ini dibiarkan kosong, namun jika status peserta didik non-aktif, bendahara akan memilih "Non Aktif" dari pilihan yang ada. Ini memungkinkan bendahara untuk memantau peserta didik yang masih aktif menabung dan yang sudah tidak aktif, serta menghindari kebingungannya dalam mengelola data peserta didik yang sudah tidak aktif lagi.
- Kolom Nomor Tabungan (Terinput Otomatis). Kolom ini akan terisi secara otomatis setelah bendahara menginputkan nama peserta didik. Nomor tabungan ini akan tergenerate secara otomatis berdasarkan no urut. Dengan fitur otomatis ini, tidak perlu ada input manual, sehingga mengurangi risiko kesalahan dalam pemberian nomor tabungan.
Setelah menginput nama peserta didik sebagai peserta penabung, selanjutnya seriringa berjalannya waktu user sebagai bendahara tabungan peserta didik sudah bisa menginput setoran tabungan peserta didik ketika ada peserta didik yang menyetor tabungan. Untuk menginput setoran tabungan melalui menu input setoran yang ada di menu utama. Klik menu input setoran dan akan masuk ke form input setoran seperti berikut ini :
Form Input Setoran Tabungan untuk peserta didik adalah form yang digunakan untuk mencatat transaksi setoran dan penarikan tabungan yang dilakukan oleh peserta didik. Berikut adalah penjelasan untuk setiap kolom dalam form input ini:
- Kolom ID Peserta Didik. Kolom ini akan otomatis mengisi ID peserta didik berdasarkan nomor tabungan yang dimasukkan. ID peserta didik digunakan untuk mengidentifikasi setiap peserta didik yang memiliki akun tabungan. Kolom ini hanya akan terisi jika nomor tabungan yang valid dimasukkan.
- Kolom Nama Peserta Didik. Kolom ini akan otomatis mengisi nama peserta didik sesuai dengan nomor tabungan yang dimasukkan. Nama ini juga berasal dari data yang terkait dengan nomor tabungan yang dimasukkan sebelumnya.
- Kolom Nomor Tabungan. Di kolom ini, user dapat memasukkan nomor tabungan yang dimiliki oleh peserta didik. Setelah nomor tabungan dimasukkan, kolom ID Peserta Didik dan Nama Peserta Didik akan otomatis terisi sesuai dengan data yang sudah terdaftar.
- Kolom Tanggal. Kolom ini digunakan untuk mencatat tanggal transaksi. Tanggal akan diisi secara manual oleh user yang mengelola transaksi setoran atau penarikan tabungan.
- Kolom Nama Akun. Kolom ini akan menampilkan pilihan yang tergantung pada jenis transaksi yang dipilih. Jika transaksi adalah setoran, kolom akun ini dibiarkan kosong saja, karena tidak diperlukan untuk transaksi setoran. Jika transaksi adalah penarikan, maka pada kolom ini harus dipilih akun penarikan. Jika transaksi penarikan yang melibatkan biaya administrasi, kolom ini akan memungkinkan user untuk memilih akun biaya admin pada baris dibawahnya yaitu tambahan yang harus muncul di bawah kolom akun saat penarikan.
- Kolom Jumlah Tabungan Masuk. Kolom ini digunakan untuk mencatat jumlah uang yang masuk ke tabungan peserta didik jika transaksi tersebut adalah setoran. Jumlah ini diinput secara manual sesuai dengan jumlah setoran yang dilakukan oleh peserta didik.
- Kolom Jumlah Tabungan Keluar. Kolom ini digunakan untuk mencatat jumlah uang yang dikeluarkan dari tabungan peserta didik jika transaksi tersebut adalah penarikan dan biaya admin. Jumlah ini diinput secara manual sesuai dengan jumlah yang ditarik oleh peserta didik dan jumlah biaya admin.
Dengan form ini, setiap transaksi baik setoran maupun penarikan dapat tercatat dengan detail, memudahkan pengelolaan tabungan peserta didik, serta memastikan akurasi dan keterlacakan transaksi tabungan yang terjadi.
Setelah menginput data transaksi setoran tabungan, penarikan tabungan, dan mungkin juga biaya admin, selanjutnya aplikasi excel tabungan peserta didik secara otomatis akan menyajikan laporan-laporan sebagai berikut :
1. Laporan Rekening Koran dan Buku
Untuk melihat laporan rekening koran dan buku tabungan, klik menu rekening koran dan buku yang ada di menu utama. Ketika klik menu rekening koran dan buku, maka akan masuk ke dalam laporan rekening koran tabungan seperti berikut ini :
Rekening koran tabungan peserta didik di atas, akan menampilkan laporan rekening koran tabungan untuk masing-masing peserta didik yang menjadi anggota penabung. Dan laporan rekening koran tabungan ini akan menyajikan laporan berdasarkan nomor tabungan yang dipilih melalui data validasi yang ada di pojok kanan atas. Sebagai contoh, di dalam laporan rekening koran tabungan ini saya pilih nomor tabungan 13, maka secara otomatis laporan rekening koran tabungan ini akan menyajikan laporan rekening koran tabungan milik anggota penabung yang memiliki nomor tabungan 13 yaitu Ciara peserta didik kelas 2 yang memiliki saldo akhir di tanggal 24/09/2024 sebesar Rp48.000.
Selanjutnya, apakah bisa laporan rekening koran tabungan ini menyajikan laporan rekening koran tabungan perbulan saja? Tentu bisa. Caranya, tinggal mengubah bulan periode tabungan pada pilihan periode tabungan yang ada di form profil seperti berikut ini :
Misalnya, periode tabungan dipilih bulan agustus, maka laporan rekening koran tabungan peserta didik akan menyajikan laporan rekening koran tabungan untuk bulan agustus seperti berikut ini :
Selain laporan rekening koran tabungan, di aplikasi excel tabungan peserta didik ini juga menyajikan buku tabungan. Untuk melihat buku tabungan, klik menu buku tabungan yang ada di pojok kiri form laporan rekening koran, dan akan masuk ke dalam buku tabungan seperti berikut ini :
Nama penabung yang muncul di tabungan akan mengikuti nama penabung yang dipilih di form laporan rekening koran. Jumlah pindahan, jumlah setoran tabungan, dan jumlah saldo pada buku tabungan ini sudah terinput secara otomatis berdasarkan jumlah transaksi tabungan yang diinput di menu input setoran tabungan. Dan buku tabungan ini memiliki 25 halaman.
2. Laporan Rekap dan Daftar Penarikan Tabungan Peserta Didik
Selain laporan rekening korang tabungan dan buku tabungan, aplikasi excel tabungan peserta didik ini juga menyajikan laporan rekap tabungan peserta didik. Untuk melihat laporan ini, silahkan klik menu rekap tabungan yang ada di menu utama, dan akan masuk ke dalam laporan rekap tabungan seperti berikut ini :
Dengan laporan rekap tabungan seperti di atas, user akan mengetahui jumlah tabungan masing-masing anggota penabung setiap bulannya. Selanjutnya aplikasi excel tabungan peserta didik ini juga menyajikan laporan daftar penarikan tabungan. Untuk melihat laporan daftar penarikan tabungan klik menu daftar penarikan yang ada di menu utama, dan akan masuk ke dalam laporan daftar penarikan tabungan seperti berikut ini :
Demikianlah posting mengenai aplikasi excel tabungan peserta didik. Fungsi aplikasi excel tabungan peserta didik ini sangat berguna dalam membantu pengelolaan dana yang disisihkan oleh peserta didik, baik itu untuk kegiatan pendidikan, program tabungan khusus, atau tujuan lainnya. Dengan struktur aplikasi yang telah dijelaskan tersebut, tentunya user sebagai bendahara tabungan, dapat dengan mudah memantau setoran dan penarikan untuk setiap peserta didik, serta menghitung saldo akhir mereka. Untuk lebih jelasnya mengenai demo pengoperasian aplikasi excel tabungan peserta didik ini, teman-teman bisa lihat video demonya di bawah postingan ini.
Nah, selanjutnya buat teman-teman semua yang ingin menggunakan aplikasi ini, atau ingin memiliki aplikasi ini, silahkan saja hubungi saya bisa melalui telepon atau whatsapp di nomor 0813 1684 5354 atau bisa juga melalui email kurniawankuat@gmail.com. Selama saya sedang tidak mengendarai kendaraan, pasti akan saya balas. Dari saya cukup sekian, salam sukses, semoga bermanfaat dan wassalam.
Video Demo Aplikasi Excel Manajemen Tabungan Peserta Didik