.png)
Dalam praktiknya, untuk menjaga ketertiban administrasi dan memastikan dana digunakan sesuai peruntukannya, bantuan tersebut seringkali ditransfer terlebih dahulu ke rekening sekolah. Sekolah kemudian mengelola penggunaannya, misalnya untuk pembayaran SPP, dan menyerahkan sisa dana kepada siswa atau orang tua.
Secara konsep kebijakan, mekanisme ini sangat baik karena membantu memastikan dana benar-benar digunakan untuk kebutuhan pendidikan. Namun dari sisi akuntansi sekolah, mekanisme ini menimbulkan pertanyaan penting:
- Apakah dana tersebut langsung diakui sebagai pendapatan?
- Ataukah dicatat terlebih dahulu sebagai kewajiban?
Secara prinsip akuntansi yang benar, ketika dana bantuan siswa masuk ke rekening sekolah, sekolah belum berhak mengakuinya sebagai pendapatan. Dana tersebut masih merupakan titipan atau kewajiban kepada siswa. Oleh karena itu, pencatatannya seharusnya diakui sebagai Utang Dana Bantuan Siswa (Utang KJP/KIP) pada sisi kewajiban, dengan lawan akun Kas/Bank.
Baru ketika dana digunakan untuk membayar SPP, sekolah dapat mengakui pendapatan SPP dengan mengurangi akun utang tersebut. Jika terdapat sisa dana yang dikembalikan kepada siswa, maka pencatatannya dilakukan dengan mengurangi kas/bank dan mengurangi saldo utang dana bantuan siswa.
Pada artikel ini, kita akan mensimulasikan alur pencatatan tersebut secara lengkap menggunakan Aplikasi Excel Keuangan Lembaga Pendidikan Versi 26, sehingga bendahara sekolah dapat memahami implementasi teknisnya secara sistematis dan sesuai prinsip akuntansi yang benar. Untuk mendownload Aplikasi Excel Keuangan Lembaga Pendidikan Versi 26 silahkan klik link downloadnya melalui link download yang ada di bawah posting blog ini.
Sebagai contoh misalnya pada tanggal 10 Februari 2025 di suatu sekolah ada dua siswa yang menerima dana KJP/KIP per siswa Rp500.000. Sehingga jumlah dana KJP/KIP adalah Rp1.000.000. Dan dana tersebut ditransfer ke rekening sekolah. Dalam hal ini, sekolah harus mengakui sebagai utang dana KJP/KIP siswa. Dan di dalam Aplikasi Excel Keuangan Lembaga Pendidikan Versi 26 dicatat melalui menu jurnal transaksi bank seperti berikut ini :
Pada form input tersebut teman-teman bisa perhatikan di kolom akun transaksi. Pada kolom akun transaksi dipilih nama akun Utang Dana KJP/KIP, dan di kolom nama dipilih nama siswa yang menerima dana KJP/KIP tersebut. Dari transaksi tersebut artinya, uang bank bertambah sebesar Rp1.000.000 yang berasal dari dana KJP/KIP milik siswa, dan sekolah belum mengakui sebagai penerimaan sekolah, akan tetapi diakui dahulu sebagai penerimaan dari utang.
Setelah mengakui penerimaan dana KJP/KIP sebagai utang, kemudian sekolah melakukan analisa, diarahkan untuk apa uang KJP/KIP siswa tersebut, tentunya peruntukannya adalah untuk memenuhi kewajiban-kewajiban siswa terhadap sekolah. Misalnya dana KJP/KIP siswa tersebut digunakan untuk pembayaran SPP siswa, maka bendahara sekolah harus melakukan penyesuaian transaksi utang dana KJP/KIP siswa terhadap pembayaran SPP siswa. Misalnya pada tanggal 11 Februari 2025 Utang Dana KJP/KIP siswa tersebut dialihkan untuk pembayaran SPP siswa, dan besarnya SPP siswa adalah Rp350.000 per siswa. Maka di dalam Aplikasi Excel Keuangan Lembaga Pendidikan Versi 26 dicatat melalui menu jurnal penyesuaian non tunai seperti berikut ini :
Di dalam jurnal penyesuaian tersebut tercatat dua pembayaran SPP siswa yang dicatat masing-masing sebesar sebesar Rp350.000 yang berasal dari mendebit nilai utang dana KJP/KIP. Di catatan ini artinya sekolah mencatat peruntukan dana KJP/KIP siswa untuk membayar SPP dan mendebit atau mengurangi nilai utang dana KJP/KIP siswa. Sehingga nilai utang dana KJP/KIP yang awalnya berjumlah Rp.1.000.000 menjadi sisa Rp300.000 yang masuk di dalam laporan neraca lajur kelompok utang seperti berikut ini :
Dan di laporan rincian utang sekolah terhadap siswa akan nampak seperti pada gambar berikut ini :
Dari laporan rincian utang tersebut, terdapat saldo utang masing-masing siswa Rp150.000 yang harus dikembalikan sekolah kepada siswa.
Lalu untuk nilai pembayaran SPP sebesar Rp700.000 akan masuk ke dalam laporan neraca lajur kelompok penerimaan peserta didik seperti berikut ini :
Kemudian jika sudah tidak ada lagi kewajiban siswa terhadap sekolah, maka utang dana KJP/KIP siswa yang tersimpan di rekening bank sekolah dikembalikan kepada siswa melalui jurnal kas bank, dan dalam hal ini melalui jurnal bank, dan catatan pengembalian utang dana KJP/KIP siswa adalah seperti berikut ini :
Dari catatan transaksi tersebut dana sebesar masing Rp150.000 dikeluarkan untuk dikembalikan kepada masing-masing siswa. Setelah itu, maka nilai utang dana KJP/KIP yang sebesar Rp300.000 akan menjadi nol seperti pada laporan berikut ini :
Dan di laporan rincian utang sekolah terhadap siswa akan nampak seperti pada gambar berikut ini :
Dan hasil laporan akhir akan nampak seperti berikut :
1. Laporan Neraca Lajur Kelompok Kas Bank
2. Laporan Neraca Lajur Kelompok Utang
3. Laporan Neraca Lajur Kelompok Penerimaan Siswa
4. Laporan Buku Besar Rekening Bank
5. Laporan Buku Besar Utang Dana KJP/KIP
6. Laporan Buku Besar Penerimaan Uang SPP
7. Laporan Aktivitas Keuangan
8. Laporan Rekap Penerimaan Uang SPP
9. Laporan Rekap Pembayaran Siswa
10. Laporan Akumulasi Pembayaran Siswa Bulanan
11. Laporan Rincian Utang Dana KJP/KIP
Pengelolaan dana bantuan seperti Kartu Jakarta Pintar (KJP) dan Kartu Indonesia Pintar (KIP) bukan hanya soal menerima dan menyalurkan dana, tetapi juga soal ketepatan pencatatan akuntansi. Kesalahan dalam mengakui dana sebagai pendapatan sejak awal dapat menyebabkan laporan keuangan tidak mencerminkan kondisi yang sebenarnya.
Dengan memahami bahwa dana tersebut merupakan titipan atau kewajiban siswa, bendahara sekolah dapat menyusun laporan yang lebih akurat, transparan, dan sesuai prinsip akuntansi yang benar. Hal ini juga penting untuk menjaga akuntabilitas lembaga pendidikan di hadapan yayasan, orang tua, maupun pihak pemeriksa
Melalui simulasi menggunakan Aplikasi Excel Keuangan Lembaga Pendidikan Versi 26, proses pencatatan menjadi lebih sistematis, terstruktur, dan meminimalkan risiko kesalahan jurnal. Dengan sistem yang tepat, pengelolaan dana bantuan tidak lagi membingungkan, melainkan menjadi bagian dari tata kelola keuangan sekolah yang profesional.
Semoga pembahasan ini membantu para bendahara dan pengelola sekolah dalam memahami praktik pencatatan dana bantuan siswa secara benar dan bertanggung jawab.
Link download silahkan klik link download yang ada di deskripsi video youtube terkait yang link videonya adalah sebagai berikut : Link Download Aplikasi Excel Keuangan Lembaga Pendidikan V.26
